「書き言葉のコミュニケーション不全」を解消しましょう

― 今、あらためて「伝わる社内文書」が求められています ―

私は現在、職務を通じて日本語に深くかかわってきたキャリアを生かし、企業様における日本語研修/セミナーの講師をお引き受けしております。

中でも、(大企業様を中心に)教育担当者の方から一番多くいただくテーマは「社内文書における日本語力向上」です。これは、大きな組織になればなるほど、文書による情報共有の重要性が高まることによるものです(そこでは、もはや文章はお金と同じく会社を流れる血液であると言ってよいでしょう)。

特に、近年数多くいただくようになったのは、社内文書に関して「ビジネス文書としての体裁は守られていたとしても、そもそも日本語がわかりづらい」というお悩みです。

たとえば、

・いわゆる「てにをは」を間違える。
・一文(一つの文)が長々としていて要を得ない。
・何を言いたいのか、とにかくわからない。

…といったお困り事が多く寄せられています(「書き言葉のコミュニケーション不全」が起きていると言ってよいでしょう)。

このような社内文書が多くを占めると、

  • ・意思疎通の度合いが低く、組織としての適切な意思決定が困難になる。
  • ・読解に多くの時間と労力がかかり、生産的な活動が後手後手になる。
  • ・職場でのイライラが募り、意欲の低下など、非生産的な状況を招く。

…のような問題が常態化してしまいます。これは社長様をはじめとした経営層の方だけではなく、組織に属する全員にとって残念なことと言えるでしょう。私自身、企業で働いていた年月が長いため、「人ごとではない」という思いが強くあります。

特に問題となっているのは各種の報告書などですが、これらを「伝わる社内文書」にすることが、現在多くの企業様で課題となっています。ただしそこでは、この問題を根本的に解決するための方法論は確立されていないというのが実情です。

―「推敲力」が、この問題を解決します ―

そこで、そんなテーマをいただいた際に私が強調しているのは、推敲の重要性です。推敲とは「詩文の字句や文章を十分に吟味して練りなおすこと」(小学館『デジタル大辞泉』より)です。

現在、ほぼすべての文章読本で推敲の大切さが強調されていますが、まさにそのとおりというのが私の結論です。なぜなら、「完璧な文章を一度で書き上げることは、きわめて難しい」からです。

文字入力の段階で、改善の余地がないほど完成度の高い文を綴ることは、誰にとっても「至難の業」です。そのため、文字入力後の推敲こそが、品質の高い文章を作る上で重要となるのです。つまり、文章は「推敲力」で差がつくということです。

そこで、私が講師を務める社内文書研修では、

文字入力時に基礎点(50点満点)をとり、
その後の推敲で加点(50点満点)を得る。
(計100点満点)

を、文章作成における基本的な考え方としてお伝えしています。そして、十分な推敲力を身につければ、誰でも「伝わる社内文書」が書けるようになります。なぜなら、推敲力が上がると頭の中で推敲ができるようになり、文字入力時の基礎点自体も底上げされるからです。

さらに、推敲はあくまで「技術」なので、再現性が高く、誰でも習熟できるという特長があります。

そこで、研修ではわかりやすい合言葉として「推敲力は遂行力!®」を打ち出し、強調します。これは「文章推敲力は業務遂行力に直結している」ということを端的に表して、(参加者の方にとっての)強い動機づけとなるものです。

― 気づきから入り、手をたくさん動かしていただきます ―

講義ではまず「社内文書だからこそ起きた」失敗事例などをお伝えし、

・文章は意図どおりに伝わって初めて、その役割を果たすことができる
・文書による情報共有は、「伝わる文章」を書くことから始まる

という気づきを得ていただきます。

その後、身近な文章を素材とした改善事例をご紹介してから、課題文についての具体的な改善策を問う演習へという流れで、実習(ワークショップ)を中心として進めてゆきます。その中ではもちろん、手をたくさん動かして(=多くの文章を書いて)いただきます。

特に、ワークショップの中で推敲前(ビフォー)と推敲後(アフター)の違いを参加者の方々に体感・認識していただくことによって、学習効果は(意欲とスキルのどちらにおいても)大いに高まります。

文章(推敲)力は、ワークに取り組むことによって確実に向上してゆきます。

講義は常に、日本語の文章を書く上での原理原則に沿って進めてゆきます。さらに、その中では「小さな改善の積み重ね」を強調します。なぜなら、小さな改善は確実に身につき、それが積み重ねられれば、必ず文章全体にわたる品質向上につながるからです。

― 難しい文法用語は使いません! ―

また、(翻訳学校などで、言葉のプロである翻訳者に講義する場合を除いて)研修の中では文法の専門用語をできるだけ使わず、

・「動詞」→「動きのある言葉」
・「助詞」→「てにをは」
・「修飾語」→「説明する言葉」

…のように、わかりやすい言葉に適宜言い換えて説明を行います。この方針をとることによって、講義内容はどんな参加者の方にも理解しやすいものとなります。

もちろん、「どのような言い換えを行うか」など、講義の実際に関しては事前のお打ち合わせに基づき、実施対象となる階層や部署等に合わせて臨機応変に対応いたします。

― 実施対象を明確にして、進めてゆきます ―

研修の実施対象としては、まずは幹部社員の方々をおすすめいたします。なぜなら、幹部の方々は社内文書作成においても指導的な立場にあり、かつ、社長様が直々に読む文書の書き手としても重要な役割を担っていらっしゃるからです。

いずれにしても、実施にあたっては事前のお打ち合わせ(ヒアリング)を通して、御社での社内文書作成における実情を把握し、最適の問題解決策としてのプログラムをご提案いたします。また、研修後の実践とスキルアップのための具体策もご案内さしあげます。

そして、そちらをもとに調整して講義内容を最終決定し、出講させていただきます(初回のお打ち合わせから講義終了、その後のフォローまで、御社としっかり目線を合わせながら進めてまいります)。

― 学びを深める決め手があります ―

さらに、学びを深める決め手があります。それは、御社内で実際に記された文書を講義の素材として活用することです。

この場合は、対象となる文書を私が推敲し、原文の文意を一切変えないまま「伝わる文章」に仕上げます。そして、推敲後の文章を(教育担当者の方に)ご確認いただいた上で「アフター」とし、原文を「ビフォー」として講義に臨みます。

これなら、課題文(原文)が置かれた文脈や背景をしっかり踏まえて実習に取り組めるので、参加者の方々の吸収力が格段に上がります。そのため、講義内容がとても深く身につき、まさに血肉となります。

また、この手法をとると、受講する方全員が「自分事意識」を抱き、高い本気度をもって実習に臨むため、学びがさらに深まります。

このような効果は、研修会社などが用意している「パッケージ研修」には望めないものです(気づきや学びの「脳に刻まれる深さ」がまったく違います)。

つまり、実際に記された社内文書を素材として活用すれば、「人ごと」「一般論」ではなく、まさに実践的な、御社だけのオリジナル研修を作ることができるのです。そしてこのことは、(年間実施や一日完結などの)カリキュラムの別を問いません。

この進め方はほかでは行われていないものであり、私が講師を務める社内文書研修の特長をなしています。ここまで記した以外にも多くのメリットがあるので、こちらを強くおすすめいたします。

―『名文家』を養成するのではありません ―

ただし、もし御社がいわゆる『名文家』を社内で養成したいとお考えなら、私はそれにお応えすることができません。

私自身、「日本一の名文家」と呼ばれているわけではありませんし、そんな存在になることを望んでもいません。

私は、「伝わる社内文書」を書いて職場を活性化できる企業人を、まずは10000人以上育てたいと思っています。

『ずば抜けた名文家』一人を生み出すより、「伝わる社内文書」を書くことによって会社に貢献できるビジネスマン10000人を育成したいのです。私は、それだけでも日本の産業の発展に少しは寄与でき、次の世代によい影響を残せると考えています。

同時に、これまでの仕事人生でいつの間にか「自分には『伝わる社内文書』など書けない」と思い込み、あきらめてしまっている人がいたら、「そんなことはない、『伝わる社内文書』は誰にでも書けるものなんだ」ということを、研修でお伝えする内容を通して証明してさしあげたいと思います。

また、個別のビジネス文書の体裁も大切ではありますが、私はいわゆる『ビジネス文書の専門家』ではないので、その解説役はお受けできません。その代わり、組織で働く方々が「伝わる社内文書」を書くために必要なことは、他の誰よりもわかりやすく、かつ実践的にお伝えできると思います。

ぜひ、こちらで記したことをご理解いただき、社内のライティングスキルを底上げするためにお役立てください。

― ライティングスキルの底上げで、利益体質が強まります ―

ここまでご案内してきた社内文書研修でお渡しできる効果をまとめると、

  • ・推敲という「技術」に重点を置いたプログラムなので、個人差の影響をほとんど受けず、誰でも文章のレベルを向上させることができる。
  • ・参加者の方々が、読みやすく、わかりやすく、日本語として正しい文章を短い時間で書けるようになる。
  • ・ライティングスキルに関して、組織としての底上げができる。
  • ・「部下からの報告文がわかりにくい」「上司の書いた文章がわかりにくい」という声がほとんどなくなる。
  • ・社内での意思疎通と情報共有の度合いが大きく高まる。時間短縮と合わせ、組織としての活性化を果たすとともに、利益体質を強めることができる。

…となります。おかげさまで現在、こちらの研修については実施企業様から「本当によかった!」というお喜びの声をいただいております。

御社におきましても、社内文書作成で必要となる日本語のスキルを高め、組織としての利益体質作りを進めるために、社内研修およびセミナーにおける講師としてお役立ていただけたら幸いです。

― 文章品質向上の実際をお確かめください! ―

お伝えしてきたとおり、私が講師を務める社内文書研修で核となるのは、推敲による文章改善力です。そこで、その実際をお確かめいただくため、作業例(校正・校閲・リライト作業例 完全版)を無料でお届けしております。

こちらは、実際に発行された新聞の本文を私が推敲し、その結果に基づいて修正を行った実例です。解説付きのビフォーアフターという形でまとめていますので、推敲による文章品質の向上をご確認いただきやすいと思います。さらに、社内の自主的な勉強会などでもご活用いただけたら幸いです。

こちらで一部&詳しいご紹介をご覧いただけます。

ご請求の際は、お問い合わせフォームで「資料のご請求」にチェックを入れてご送信ください(ごく簡単な入力だけでお申し込みいただけます)。当方にて受信後、1営業日以内に完全版(PDF、全13ページ)をメール添付でお届けいたします。

【重要】
すでに述べましたが、私の力量ではなく、推敲というものの力をお確かめいただくのがこちらの無料提供の目的です。その点をご理解の上、特に「文意を変えずにどれだけよくできるか」に着目してお読みいただけたら幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。

また、(社内文書作成をはじめとした)文章に関するお悩みや問題点などがございましたら、お申し込み送信時に「お問い合わせ内容」欄にてお寄せください。資料のお届けの際にお答えいたしますので、ご遠慮なくご相談ください。

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研修参加者/教育担当者のお声

― お喜びの声を励みとしてまいります ―

ご案内いたしました「伝わる社内文書を書くための日本語研修」について、現在、実施企業様からお喜びの声をいただいております。そこで、ぜひここでご紹介の機会をいただければと思います。

ここでは、地方に根づいた大規模スーパーマーケットチェーン様(従業員数5,000人以上)で出講した日本語研修の終了後、アンケートなどでいただいたお声の一部をご紹介いたします。

こちらの研修は約100名の幹部社員様(店長以上から取締役まで)を対象に約25名ずつ、計4回にわたって実施しました。各回終了後、参加者の方々からいただいたアンケートでは、

  • 演習の素材が実際の報告書などだったので、とてもわかりやすい研修になったと思います。これからは『品質は、価値に直結』を肝に銘じて、小さな改善を積み重ねてゆきたいと思います。まずは6W3Hのうち、必要なものをしっかり盛り込むことから始めてゆきます。今後も実際の社内文書を課題にしてほしいです
  • 教えていただいた『必ず伝わる文章を書くには、伝わらない理由を全部なくす』という考え方には、まさに目からうろこでした。また、推敲を行う上での具体的なポイントとして『まとめ』を示してもらえたので、とてもわかりやすかったです。今後はそれに気をつけていくことにより、『伝わる文章』に近づけていけると思います。本日はありがとうございました
  • 講義の進め方がよく、わかりやすい文章を書くための具体的なポイントをたくさん教えてもらえたと思います。特に『内容のある言葉は漢字で、補助的な言葉はひらがなで』という視点は初めて聞いたものですが、実例をもとに説明を受けて納得できました。きょう教えてもらったことを少しずつでも実行に移して、読み手にとってわかりやすい文章が書けるようにしてゆきたいと思います
  • 今まで自分が書いていた文章にはよけいな言葉が多く、伝えたいことが表現できていなかったと気づきました。演習に取り組んでから先生の修正例を見ると、本当にわかりやすくて頭もスッキリしました。決してやさしくはない内容でしたが、充実した研修でした。きょうからは『推敲力は遂行力!』を自分の中での合言葉として、教えていただいたことを実践してゆきたいと思います

……など、研修の価値を評価する多くのお声をいただきました。

また、企画段階からお打ち合わせの時間をいただいてきた、社員教育の責任者であるマネージャー様からは、全4回の研修終了後に、

今回の日本語研修では、実際の社内文書を素材として実習を行いたいという希望に応えていただくとともに、わかりやすいご講義とアドバイスを頂戴し、まことにありがとうございました。今後は、磯崎先生が推奨してくださった合言葉『推敲力は遂行力!』を日々の業務の中で実践していくことによって、参加者の日本語力が間違いなくアップしていくことと思います。このたびのお引き受けに心より感謝いたします!」

とのお言葉をいただくことができました。

…以上、研修実施企業様からいただいたお声をご紹介いたしました。ご参考としていただけたら幸いです。

このようなお声を励みとして、今後もより深い価値をお届けできるよう取り組んでまいります。

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研修実施までの流れ

― 御社に最適の内容で行えるよう努めます ―

以下、ご案内してまいりました研修について、その実施までのプロセスをお伝えいたします。

1.お問い合わせ

お問い合わせフォームまたはメール:isozaki@pro-feel.jpからご連絡ください。その際、

・ご検討中の研修内容、テーマ
・実施時期、対象階層、受講予定人数
・実施予定会場、ご予算

などについてお知らせください。

2.研修実施案・概算費用などのお知らせ

お問い合わせの際にお伝えいただいた内容をもとに、研修実施案、プログラム例、概算費用などについてお知らせいたします。内容をご確認の上、ご不明点やご要望などをお聞かせください。

3.お打ち合わせ

お電話およびご訪問にて、研修ニーズや実情などについてさらに詳しくお聞かせいただき、プログラム内容や費用を調整してまいります。

4.プログラムとお見積もりのお伝え

お打ち合わせの内容を踏まえ、最終案としての研修プログラムとお見積もりをお伝えいたします。ご検討の上、最終的な研修実施の可否をご判断ください。

5.正式ご発注

プログラム、日程、費用などについてあらためてご確認の上、正式ご発注の旨をお伝えください。

6.研修実施

研修当日、最終決定されたプログラムに基づき、予定の会場にて講義を行います。

7.研修後の報告とフォロー

講義を行って気づいたことやアンケート結果の傾向をもとに、研修後のご報告をさしあげます。また、研修で学んだことを根づかせるためのアドバイスなど、各種のフォローを行います。

以上、研修実施までの流れについてお伝えいたしました。御社に最適の内容で行えるよう努めます。何かご確認事項などがございましたら、ご遠慮なくお寄せください。

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プログラム・お見積もり モデルケース

― 実施いただきやすい半日コースのご紹介です ―

現在、私は多くの企業様において「伝わる社内文書を書くための日本語研修」の講師として出講の機会をいただいています。その中ではお客様企業のニーズや状況、ご予算などに合わせ、「最適の問題解決策」としてのプログラムをご提案し、それをもとに調整の上、実際の講義に臨んでいます。

ご提案の結果、複数回にわたるものや一日完結型など、プログラムはお客様に合わせて変化いたします。ここではその中から、実施していただきやすい半日コースについて、モデルケースをご紹介いたします。

1.プログラム(半日コース/3時間40分 × 1回、参加人数:約20名)

タイトル例:必ず伝わる文章を書こう!
〜書き言葉のコミュニケーション不全を解消する方法〜

プログラム例:

  • ・「伝わる文章」の大切さ
  • ・必ず伝わる文章を書くには
  • ・「伝わる文章」を作る ― 決め手は「推敲」
  • ・合言葉にしよう ― 推敲力は遂行力!
  • ・ウォーミングアップ ― 文脈を読む
  • ・テーマ別実習1.文の構造を正しくする
  • ・テーマ別実習2.重複を解消する
  • ・テーマ別実習3.語順を整える
  • ・総合実習1.研修レポートを素材として
  • ・総合実習2.業務週報を素材として
  • ・総合実習3.月次レポートを素材として
  • ・まとめ ― 今後に向けて重要なこと/実践、スキルアップ、定着のために

実習は、身近な文章を素材とした改善事例を紹介してから、課題文についての具体的な改善策を問う演習へという流れで進めます。また、テーマ別実習ではマスコミなどの一般的な文章、総合実習では実際に記された社内文書を主な素材として活用します。

実習に限らず、講義では受講者の方々への問いかけを多く入れ、対話型で進めます。そのことにより、参加者の方々の気づきと学びが深まるように心がけてゆきます。また、プログラムの中では適宜途中休憩を挟みます。

2.お見積もり(半日コース/3時間40分 × 1回、参加人数:約20名)

講師料:108,000円 〜 162,000円(税込み)

上記講師料には、資料・教材ファイル作成費を含みます。また、実習の内容や参加人数などに合わせてお打ち合わせの上、(プログラムとともに)最終額を決定できればと存じます。

●実施会場および必要機材等につきまして
研修/セミナーの実施会場および必要機材等については、御社にてご用意くださるようお願いいたします。

●資料・教材の印刷につきまして
講義で使用する資料・教材の印刷は、御社にて行っていただきますようお願い申し上げます。

●交通費および宿泊費につきまして
講師料のほか、交通費(実費)のご負担をお願いいたします。また遠隔地での実施の際は、必要に応じて宿泊費のご負担をお願い申し上げます。

…以上、研修/セミナーのプログラムとお見積もりについて、モデルケースのご紹介をさしあげました。

こちらでお伝えしたケース以外にも、実施回数や講義時間、参加人数などに合わせてご提案できますので、ぜひご遠慮なくご相談ください。

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選ばれている理由(教育担当者のお声入り)

―「実際の推敲力」&「説明のわかりやすさ」で選ばれています ―

現在、私は「伝わる社内文書を書くための日本語研修」の講師として企業様からご指名いただいていますが、その理由は大きく二つあります。

一つは、「実際の文章推敲力の高さ」です。お客様企業で記された社内文書をトライアルとして推敲した場合、正式ご依頼後に「読みやすさ、わかりやすさ、完成度などが他の講師候補と比べて段違いに優れていた。それが大きかった」と、教育担当者の方からお聞かせいただくことがよくあります。

もう一つは、「説明のわかりやすさ」です。研修実施前のお打ち合わせで行うデモンストレーション後のご感想として、教育担当者の方から「スライドの内容も含めたプレゼンテーション全体にわたって、説明が本当にわかりやすい。磯崎さんに決めてよかった」というお声をいただいています。

さらに、こちらの理由の裏づけとして、

  • ●実際の社内文書を活用した研修の進め方が確立されていること
  • ●「日本語力」を3本柱(@構文力 A表現力 B表記力)に分解し、体系化した上で説明を行うので、講義内容がわかりやすく、すぐに実践できること
  • ●研修でのわかりやすい合言葉「推敲力は遂行力!」の商標権を取得しており、実践のための動機づけとして効果的に活用できること
  • ●商業出版を専門として、200冊以上のビジネス書を校正・校閲・リライトしてきた実務経験があること
  • ●翻訳業界でのセミナーや連続講座などで、言葉のプロである翻訳者に日本語を教えており、評価を得ていること(セミナーレポート受講生の声をご参照ください)

……などを、教育担当者の方からあげていただいております。

御社においても、お役立てをいただけたら幸いです。現在、実際の社内文書の推敲など各種のトライアルに対応しておりますので、具体的な改善テーマなども含めてご遠慮なくご相談ください。

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文章品質向上の実際をお確かめください!

― 推敲による文章改善の実例を無料でお届けいたします ―

ここまでお伝えしてきたとおり、私が講師を務める社内文書研修で核となるのは、推敲による文章改善力です。そこで、その実際をお確かめいただくため、作業例(校正・校閲・リライト作業例 完全版)を無料でお届けしております。

こちらは、実際に発行された新聞の本文を私が推敲し、その結果に基づいて修正を行った実例です。解説付きのビフォーアフターという形でまとめていますので、推敲による文章品質の向上をご確認いただきやすいと思います。さらに、社内の自主的な勉強会などでもご活用いただけたら幸いです。

こちらで一部&詳しいご紹介をご覧いただけます。

ご請求の際は、お問い合わせフォームで「資料のご請求」にチェックを入れてご送信ください(ごく簡単な入力だけでお申し込みいただけます)。当方にて受信後、1営業日以内に完全版(PDF、全13ページ)をメール添付でお届けいたします。

【重要】
すでに述べましたが、私の力量ではなく、推敲というものの力をお確かめいただくのがこちらの無料提供の目的です。その点をご理解の上、特に「文意を変えずにどれだけよくできるか」に着目してお読みいただけたら幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。

また、(社内文書作成をはじめとした)文章に関するお悩みや問題点などがございましたら、お申し込み送信時に「お問い合わせ内容」欄にてお寄せください。資料のお届けの際にお答えいたしますので、ご遠慮なくご相談ください。

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セミナーレポート

― 講義内容をわかりやすく記してくださっています ―

こちらでは、これまでに出講したセミナーについて、参加者の方に記していただいた受講報告(セミナーレポート)のご紹介をさせていただきます。いずれも講義内容を中心にわかりやすく記してくださっていますので、ぜひご一読ください(※実施日付の新しい順に掲載しております)。

●「日本語ブラッシュアップセミナー 〜表現重視編〜」

主催:一般社団法人日本翻訳連盟/実施日:2016年5月27日
執筆者:目次由美子氏(産業翻訳コンサルタント、LOGOStar 代表)
こちらからご覧ください(『日本翻訳ジャーナル』のページが開きます)。

●「日本語ブラッシュアップセミナー 〜表現重視編〜」

主催:一般社団法人日本翻訳連盟/実施日:2016年5月27日
執筆者:並木清代氏(株式会社アメリア・ネットワーク)
こちらからご覧ください(「アメリア事務局公式ブログ」が開きます)。

〜  〜  〜

●「日本語お助け人が教える!校正・リライトのテクニック」

主催:サン・フレア アカデミー/実施日:2015年9月5日
執筆者:齊藤貴昭氏
(翻訳者、翻訳コーディネーター、一般社団法人日本翻訳連盟 理事)
こちらからご覧ください(ブログ「翻訳横丁の裏路地」が開きます)。

〜  〜  〜

●「プロが教える日本語文章の校正・リライトのテクニック」

主催:一般社団法人日本翻訳連盟/実施日:2015年4月24日
執筆者:川月現大氏(編集者、有限会社風工舎 代表)
こちらからご覧ください(『日本翻訳ジャーナル』のページが開きます)。

●「プロが教える日本語文章の校正・リライトのテクニック」

主催:一般社団法人日本翻訳連盟/実施日:2015年4月24日
執筆者:並木清代氏(株式会社アメリア・ネットワーク)
こちらからご覧ください(「アメリア事務局公式ブログ」が開きます)。

どうぞよろしくお願いいたします。この場をお借りして、執筆者および主催者、そしてすべての受講生のみなさまに心よりお礼申し上げます。

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